Sidemandsoplæring og oplæringssiloer til brug ved onboarding er velkendte men forældede arbejdsprocesser i mange danske virksomheder. De koster ressourcer, og skaber og opretholder individuelle vidensbanker, som gør virksomhederne særdeles sårbare. Sådan lyder udmeldingen fra Spitze & Co, der står bag vidensværktøjet Responza.
Ifølge Martine Koehler Andersen, der er direktør i Spitze & Co og knowledge management ekspert, skal især mindre virksomheder og iværksættere være opmærksomme på, hvordan de forvalter deres tid og ressourcer, så de ikke skaber forældede processer. Hun mener, der er meget at hente i effektivisering og fastholdelse af medarbejdere, hvis virksomhederne formår at ændre kurs i deres oplæring af nye ansatte.
– Ved at nytænke og effektivisere onboarding kan processerne optimeres og gøres 50 procent hurtigere. Med virksomhedens viden samlet i én pulje øges produktiviteten, og onboardingprocessen bliver langt mere effektiv. Samtidig medvirker en samlet og centreret vidensbank til optimering af alle aspekter i en virksomheds aktiviteter, da afdelingerne bliver mere fleksible, undgår fejl og flere medarbejdere kan langt mere, siger Martine Koehler Andersen.
Minimerer fejl og øger effektiviteten
En af de virksomheder, som har styrket kvaliteten af deres onboarding, er logistikvirksomheden Bring, der har over 13.000 medarbejdere på verdensplan.
– Vi har tidligere udelukkende haft sidemandsoplæring i vores onboardingprocesser. Det var en meget ressourcetung opgave, og selv det set up kunne ikke garantere, at medarbejderen fik al relevant viden med sig i opstarten. Responza-portalen gør, at vi har minimeret sidemandsoplæring, og i stedet arbejder nye medarbejdere mere eller mindre selvstændigt efter en kort introduktionsfase. De bliver nu langt hurtigere selvforsynende og bedre klædt på til at kunne klare udfordringer, forklarer Niklas Nyblom, Team Coordinator i Customer Service hos Bring og uddyber:
– Vi sparer ikke alene en fuldtidsressource til sidemandsoplæring. Vi har nu også mulighed for at starte flere medarbejdere op samtidig, uden at det går ud over kvaliteten i onboardingprocessen.
Medarbejderfastholdelsen øges
Effektiv onboarding handler i høj grad også om efterfølgende medarbejderfastholdelse, og ifølge HR-specialist, Lars Schou fra HR Company går medarbejdernes tilfredshed hånd i hånd med deres selvstændighedsfølelse.
– Uanset branche ligger det helt grundlæggende i os mennesker, at vores arbejdsglæde øges, når vi hurtigt kan varetage arbejdsopgaver selvstændigt, siger Lars Schou og uddyber de forretningsmæssige aspekter:
– Fejl-rekruttering og manglende medarbejderfastholdelse er dyr for enhver virksomhed. Alt afhængig af stillingen kan det nemt koste 300.000 kroner i ekstra omkostninger, hvis en medarbejder ikke matcher stillingen. Så jo bedre en kandidat er onboardet, jo større sandsynlighed er der for at fastholde medarbejderen, og jo før kan virksomheden vurdere, hvorvidt den enkelte medarbejder er et match for virksomheden.
Vidensværktøjet Responza blev anvendt under pandemien, hvor Styrelsen for Patientsikkerhed stod med onboarding af op til 50 mennesker om dagen og gjorde behovet for en samlet vidensbank med al tilgængelig information essentielt.