Er du også en af dem, der tjekker din mail hvert andet øjeblik uden at tænke nærmere over det? Så læs med her.

En engelsk undersøgelse har vist, at det i gennemsnit tager lidt over et minut at vende tilbage til arbejdet efter at være blevet forstyrret en af en e-mail.

Modtager du for eksempel 25 e-mails om dagen, kan du let spilde en halv time. Det sker, fordi det tager tid at omstille sig fra den opgave, du egentlig var i gang med, til informationen i e-mailen. Det tager mindst lige så lang tid at vende mentalt tilbage til arbejdsopgaven igen.

Her er tre gode og enkle råd til at spilde mindre tid på at tjekke din mail:

1) Tjek aldrig mailen som det første, når du møder ind

En klassisk fejl er at tjekke mailen som det første på arbejdsdagen. Det gør nemt, at du kommer til at lade din arbejdsdag styre af de opgaver, der dukker op, når du tjekker din mail.

Hvis du undlader at tjekke din mail som det allerførste, kan du i stedet besluttet dig for, hvad der egentlig er den vigtigste arbejdsopgave, du skal løse på dagen og så gå i gang med den.

2) Tjek højst din mail tre gange om dagen

Det er klart, at det kan være nødvendigt at være tilgængelig for omverdenen. Men man kan jo også ringe til dig, og hvis du tjekker din mail tre gange om dagen, kan du stadig vende tilbage relativt hurtigt, hvis der dukker en mail op, som kræver et hurtigt svar.

Fordelen ved kun at tjekke mailen tre gange om dagen er, at du får langt færre forstyrrelser af din koncentration om de opgaver, der i virkeligheden er vigtige. Hvis du spreder de tre tidspunkter ud over dagen – for eksempel kl. 10, 13 og 16 – vil du i de fleste tilfælde være rigeligt tilgængelig.

3) Hold indbakken i bund

Du kan gøre fire ting med en mail: slette den, videresende den, lægge den til side eller svare med det samme. Hvis du kan svare på den hurtigt, for eksempel indenfor to minutter, så gør det med det samme. Ellers så sørg for at lægge den til side – så kan du svare på den senere, hvis ellers du ikke kunne nøjes med at slette eller videresende den.

Det kan også hjælpe dig med at holde din indbakke i bund, hvis du kontrollerer, hvor mange nyhedsbreve du modtager. Det løber hurtigt op, især med de nyhedsbreve, du modtager dagligt.

Kilde: Morten Münster Hansen, partner og kommunikationsrådgiver i firmaet BRO. Han har været med til at skrive en e-bog om effektiv e-mail-kommunikation.