Administration 

Tryk ALDRIG 'send', hvis du er rasende

Dårlig stil på email er spild af tid og skaber unødig meget forvirring og frustration på arbejdspladsen, mener kommunikationseksperten Morten Münster. (Foto: Foto: Colourbox)

Elendige emails spilder urimelige mængder tid og energi på jobbet. Her er 32 spørgsmål, du skal stille dig selv, før du trykker 'send'.

Der bliver spildt enorme mængder af tid og energi på grund af dårlig mailkommunikation.

Det mener Morten Münster, der er ansat hos Bro Kommunikation.

På sin blog har kommunikationseksperten samlet 32 spørgsmål, man bør stille sig selv, før man trykker 'send'.

Følger du tjeklisten, falder sandsynligheden for, at din mail skaber vrede, forvirring eller akut hovedbrud hos modtageren.

1. Har jeg skrevet det vigtigste først?

I al skriftlig formidling er det er en dyd at komme til sagen. Hvad er din væsentligste information til din modtager? Skriv den tidligt i din mail.

2. Burde jeg ændre min font og typografi?
Den der lilla skråskrift i fontstørrelse 7 er ikke så læsevenlig for os andre. Brug Tahoma, Franklin Gothic Book eller en anden læsevenlig skrifttype.

3. Har jeg været høflig?
Selvom du skal komme til sagen, og selvom mail-genren er hurtig, så må du ikke glemme at være høflig, for det kan skabe misforståelser og konflikter. Hvis du begynder og slutter høfligt, er der større chance for, at det, der står imellem, bliver opfattet som høfligt.

4. Har jeg været direkte?
Lad være med at fortabe dig i udredninger om din sommerferie eller historier om, hvor intuitiv din kat er. Kom til sagen (og hold dig til den).

5. Har jeg aktiveret min stavekontrol?
Har du?

6. Er jeg rasende?
Hvis ja, så tæl til ti. Det vil være den bedste mail, du aldrig sendte.

7. Er dette en direkte skideballe?
Overvej at møde op.

8. Er dette en indirekte skideballe?
Overvej at møde op.

9. Burde jeg have ringet i stedet?
Telefonen kan en masse, som mailen ikke kan. Her kan man høre tonefald og afklare eventuelle misforståelser på stedet. Selvom mailen måske er hurtigst i første omgang, kan det ofte betale sig at ringe for at løse problemstillingen én gang for alle.

10. Er der skrevet NOGET SOM HELST MED STORE BOGSTAVER I DENNE MAIL?
Hvis ja, så fjern det. Medmindre det er international Caps Lock Dag naturligvis.

11. Hvis jeg var nødt til at betale for et frimærke, ville jeg så stadig sende denne mail?
Altid en god lakmusprøve på, om mailen er relevant.

12. Kunne denne mail være kortere?
Kunne den?

13. Skriver jeg præcis, som jeg taler?
Mailgenren har meget tilfælles med samtalen, fordi den er dialogisk, og fordi den tillader hurtigere kommunikation end for eksempel brevet. Faldgruben er imidlertid, at man skriver, som man taler: upræcist og usammenhængende med fyldord og sløset disposition. Det skal du gerne modarbejde.

14. Skriver jeg, som om jeg var 20 år ældre, end jeg virkelig er?
Gammeldags og støvet sprog er generelt en dårlig ide, men i mailen støjer det endnu mere.

15. Har jeg taget stilling til, at teksten bliver læst på en skærm?

En af de væsentligste forskelle ved at læse en tekst på papir og skærm er, at vi scanner teksten hurtigere med øjet, når vi læser på en skærm. Det er derfor, folk overser helt tydelige ting i din mail.

16. Har jeg sørget for en tydelig handlingsanvisning?

En af de klassiske fejl er at glemme at skrive en helt utvetydig handlingsanvisning. Sørg altid for, at den er der, så modtager ved præcis, hvad han eller hun skal gøre.

17. Ville jeg selv synes, at det var irriterende at modtage 14 vedhæftninger?
Ja, det ville du, så minimer altid antallet af vedhæftninger.

18. Burde jeg egentlig lade være med at sende denne mail?
Alle synes, at der bliver sendt for mange mails. Men jeg har ikke mødt den person, der sender alle de mails. Vær modig, og send færre mails. Vi vil elske dig for det.

19. Sender jeg denne mail for at dække ryg?
I store organisationer florerer de såkaldte CMA-mails. Cover My Ass-mails.  De er kendetegnede ved at være mættet med information og vedhæftninger, og de bliver kun sendt, fordi man til næste møde har brug for at kunne sige: ’Det har jeg jo sendt til dig’. Lad være med det.

20. Er jeg i gang med at trykke på ’svar alle-knappen’

Please, lad være.

21. Har jeg valgt et klart emnefelt?

Her er tre eksempler på emnefelter, der ikke er klare:

  1. ’Hej’
  2. ’vs. Re. Re. Re. Re. Re. Vs. vs. re. ’Hvad fanden sker der’’
  3. ’Møde’

22. Har jeg taget stilling til ’loven om fordeling af ansvar’?
Jo flere du sender en mail til, jo flere har ansvaret for at løse den problemstilling, du skriver om. Jo flere, der har ansvaret, jo mindre chance er der for, at en af dem springer til og løser den.

23. Er denne mail let at svare på?
Gør det til en dyd, at dine mails skal være lette at svare på.

24. Har jeg brugt punktopstillinger?
En mail bliver ikke automatisk bedre af, at du bruger punktopstillinger, men det er tæt på. Vi har svært ved at håndtere mange oplysninger i mails, og punktopstillinger kan afhjælpe den udfordring, fordi de giver overblik.

Læs, hvordan du laver punktopstillinger her:

http://www.bro-blog.dk/?p=678

25. Er min mail luftig?

Nogle teksters blotte udseende kan gøre en træt. Det er typisk dem, der ligner en ’mur af tekst’. Intet mellemrum, ingen indryk, ingen punktopstillinger. Uanset om du skriver ligeså godt som Karen Blixen, er der risiko for, at modtageren overser væsentlige informationer eller nedprioriterer din mail, hvis den ligner en stor blok af tryksværte. Lav mellemrum mellem afsnittene. Brug deloverskrifter i din mail, lige så snart den bliver lang. Brug punktopstillinger.

26. Kunne jeg fjerne et par af modtagerne på denne mail?
Hvis du er i tvivl, så betyder det ja.

27. Har jeg sat nogen i cc-feltet?
Hvorfor? For at dække ryg? Fordi de måske kunne være interesserede? For at de kan følge med i udviklingen af projektet? Af arkiveringsmæssige årsager? Ingen af ovenstående forklaringer er gode nok, så du er nødt til at finde på en bedre én.

28. Har jeg skrevet kære, når jeg burde have skrevet hej eller omvendt?

Læs et indlæg om det klassiske paradoks her:

http://www.bro-blog.dk/?p=397

29. Er jeg ved at falde i høflighedsfælden?

Høflighed og evnen til at være social på en professionel måde er et af kendetegnene på den dygtige mailskribent, men pas på høflighedsfælden, hvor du og din modtager bruger det meste af ugen på at afslutte mailkorrespondancen:

Selvtakdetvarsålidtdetskalduikketænkepåhavengoddagtakfordetdumåogsåhaveendejligdagtak.

Man siger tak én gang. Det er nok.

30. Er klokken tre om natten?
Overvej, hvilke signaler du sender, når du sender mails til dine kollegaer og ansatte klokken tre om natten. Der er i hvert fald en risiko for, at arbejdsmiljøet er under pres.

31. Burde jeg egentlig lade være med at sende denne mail
Hvis en organisation kunne sende to procent færre mails, så ville den blive fem procent mere effektiv, siger en undersøgelse af fænomenet. Så svaret på dit spørgsmål er højst sandsynligt ja.

32. Hvad ville en voldspsykopat sige til denne mail?

Læs svaret her:

http://www.bro-blog.dk/?p=376


ATK-bil
Krimi

Blitzet: "Førerløs" bil

drønede igennem byzone

Prins Andrew i forgrunden bag ham ses prinsesse Beatrice med en stor sort og hvid hat.
Kongelige

Dropper sit skjul:

Besøger datter

på hospitalet

En flersporet stor vej med en cykelovergang og en vejbro oppe over,
Sport

Chaufføren var

IKKE skyld i

Chris Ankers død

Sarah Grünewald og christiane schaumburg-müller
Kendte

Vild med dans-vært: Jeg trives ikke med noget der er forbudt

Peter Kofod og  Anders Vistisen
Nyheder

DF-profil: Jeg vil arbejde dag og nat for dansk brexit

John Rosenhøj
Nyheder

DF'er beskyldes for at have tilbudt prostitueret som "slavetøs"

billede af politibil
Krimi

Mystik: Mand alvorligt såret af knivstik på dansk motorvej

noller
Kendte

Noller: - Jeg fortryder ikke noget

Sport

Cykelverdenen sørger over Chris Anker Sørensens død

Janni Ree
Kendte

Janni Ree:

Udgiver bog om tabu

natteliv
Nyheder

Efter genåbningen:

Vi vælter i byen

Øgendahl
Kendte

Mick Øgendahl:

Hædret med flise

tårnspring
Helt vildt

Vildt spring:

Hopper fra 21 meter høj klippe

Mette Frederiksen
Nyheder

Mette Frederiksen: Vi må løse Arne-udfordringer

mascha vang
Film og TV

Rystet Mascha Vang:

Det var modbydeligt

tauson
Sport

Clara Tauson i sin anden WTA-finale

thulesen
Nyheder

Thulesen Dahl genvalgt som formand 

en politiafspærring og nogle betjente
Krimi

52-årig erkender drab på kvinde 

en rødhåret dame i kjole og en mand i jakkesæt
Nyheder

Støjberg og Thulesen Dahl fik stående klapsalver

En gammel mand med høj hat og en lidt yngre med samme hat
Kongelige

Det her var prins Philips sidste (muntre) sætning

pia kjærsgaard går ned ad en trappe
Nyheder

Pia Kjærsgaard giver Thulesen Dahl sidste advarsel

to dansere på et gulv
Kendte

Vild med dans-deltager: Det er uacceptabelt

en håndværker foran en villa
Nyheder

Hver anden glemmer deres skattefradrag

en dame sms'er bag rattet
Krimi

Mobiltelefoni:

Vi overtræder loven konstant

Nyhavn med turister
Nyheder

København kåret:

Sikreste by i verden

Udrykningskøretøjer på en vej
Krimi

Strømmen gik i flere byer

pia kjærsgaard i folketinget
Nyheder

Et års ballade i Dansk Folkeparti

et sort hvidt billede af en smilende mand
Nyheder

Mystik omgiver stadig Dag Hammarskjölds død 60 år efter

vild med dans
Film og TV

Vild med dans: De røg ud 

Taliban
Nyheder

Taliban genåbner skoler: Kun for drenge

Krimi

41-årig kvinde dræbt af skud

Thorstein Thomsen
Kendte

Thorstein Thomsen er død

vild med dans
Film og TV

Vild med dans:

Kan du huske vinderne

df
Nyheder

Peter Kofod: Klar til at blive DF-næstformand

gran canaria
Rejser

Populære rejsemål bliver grønne

armbrøst
Nyheder

Vild video:

Mand skyder to med armbrøst

mårhunde
Dyreliv

Mårhunde lokkes af mårhunde og aflives

drikkevand
Nyheder

Drikkevand tjekkes nu for fluorstoffet PFOS

Kjærsgaard
Nyheder

Pia Kjærsgaard:

Vil ikke udfordre Thulesen Dahl

Bramsen
Nyheder

Forsvarer Ærø-tur:

Forhindrede ingen beslutninger

Nyheder

Miljøbombe:

900 industrigrunde skal tjekkes for PFAS

en flok deltagere i bagedysten
Film og TV

Vild med dans-stjerners kærester i Bagedysten

en mand i rød-hvid skindjakke
Kendte

René Dif: Jeg kunne ikke genkende mig selv

foden af general sherman
Helt vildt

Verdens største træ
truet af kæmpe brand

Hele "Vild med dans"-holdet
Film og TV

Sæt ikke dine
penge på dem her

En mor og to børn
Helt vildt

Mor i havsnød redder sine børn ved at amme dem

kæmpe bunker af kompost
Nyheder

Firma i Roskilde lugter som en rådden skraldespand

felix smith
Kendte

Kvinde til Felix Smith:
- Du har flot hår, men ...

en strand i skyet vejr
Nyheder

Først på søndag ser vi solen

Nyheder

Hver femte dansker skylder det offentlige penge

dyrt ur
Nyheder

Du kan få bøde for, at købe drømmeuret med kontanter

forurenet grund
Nyheder

Tusindvis af grunde
kan være forurenet

tinderboxfacade
Nyheder

Tøjkæde knækker og går konkurs

legomodellen afsløres
Helt vildt

Vildt: Tom Kristensens Le Mans-vinder bygget i Legoklodser

Ambulance
Krimi

Treårig dreng død efter ulykke på legeplads

 Bob Enyart
Corona

Vaccineskeptiske radioværter dør på stribe

snus
Sundhed

Snus giver unge varige skader på tænder og i mund

Københavns Byret i København
Krimi

Filmmand sigtet for

voldtægt

Østre Landsret
Krimi

Apoteker bedøvede og voldtog ung kvinde

anne louise hassing poserer
Kendte

Skuespiller smed 10 kilo:

Det har ændret mit liv

pia kjærsgaard taler i folketinget
Nyheder

DF-lokalformand:

Lad Pia overtage

formandsposten

par sidder i vildmarksbad
Livsstil

Undgå skader:

Sådan sikrer du haven

mod efterårets vejr 

elton john taler i mikrofon
Kendte

Skal opereres:

Elton John udskyder

sit farvel til Danmark 

Vladimir Putin sidder ved bord
Corona

Stort smitteudbrud

sender Putin i isolation 

gås skræpper
Dyreliv

Kan du banke en gås

i en slåskamp? 

jorden set fra rummet
Nyheder

Professor: Om få år

kan tusinder stå i kø

til tur i rummet

lottokugler suser rundt
Helt vildt

Ny rekord: Millionregn

over danskerne

pele smiler
Sport

Legenden er i bedring:

Jeg vil spille 90 minutter

plus tillægstid

britney spears kigger
Kendte

I top 100: Hyldest til

Harry, Meghan og Britney

raketopsendelse fra florida
Helt vildt

Første rumturister

er sendt i kredsløb 

miljøminister lea wermelin taler
Nyheder

Jyske borgmestre

afviser regeringen

morten olsen
Sport

Morten Olsen indlagt med corona - kæmper med kronisk træthed

en fiskehejre
Dyreliv

Nyt våben i
kampen mod rotter

linse ved demonstrationen
Kendte

Linse i modvind: Fond opløst - deltog i Men in Black-demo

nemid-kort
Krimi

Pas på - svindlere benytter hul mellem NemID og MitID

skuespilleren esben dalgaard smiler
Kendte

Dansk skuespiller: 
Kræften er vendt tilbage

Aly Raisman, Simone Biles, McKayla Maroney og Maggie Nichols
Sport

Sex-misbrugte stjerneatleter angriber FBI

person bliver testet for covid-19
Corona

Professor sår tvivl om danske corona-tal

filmplakat med trine dyrholm
Film og TV

Store roser til

dansk storfilm:

Bedste i årevis

villavej med skilt med nabohjælp
Krimi

Nu stiger risikoen
for indbrud