Administration 

Tryk ALDRIG 'send', hvis du er rasende

Dårlig stil på email er spild af tid og skaber unødig meget forvirring og frustration på arbejdspladsen, mener kommunikationseksperten Morten Münster. (Foto: Foto: Colourbox)

Elendige emails spilder urimelige mængder tid og energi på jobbet. Her er 32 spørgsmål, du skal stille dig selv, før du trykker 'send'.

Der bliver spildt enorme mængder af tid og energi på grund af dårlig mailkommunikation.

Det mener Morten Münster, der er ansat hos Bro Kommunikation.

På sin blog har kommunikationseksperten samlet 32 spørgsmål, man bør stille sig selv, før man trykker 'send'.

Følger du tjeklisten, falder sandsynligheden for, at din mail skaber vrede, forvirring eller akut hovedbrud hos modtageren.

1. Har jeg skrevet det vigtigste først?

I al skriftlig formidling er det er en dyd at komme til sagen. Hvad er din væsentligste information til din modtager? Skriv den tidligt i din mail.

2. Burde jeg ændre min font og typografi?
Den der lilla skråskrift i fontstørrelse 7 er ikke så læsevenlig for os andre. Brug Tahoma, Franklin Gothic Book eller en anden læsevenlig skrifttype.

3. Har jeg været høflig?
Selvom du skal komme til sagen, og selvom mail-genren er hurtig, så må du ikke glemme at være høflig, for det kan skabe misforståelser og konflikter. Hvis du begynder og slutter høfligt, er der større chance for, at det, der står imellem, bliver opfattet som høfligt.

4. Har jeg været direkte?
Lad være med at fortabe dig i udredninger om din sommerferie eller historier om, hvor intuitiv din kat er. Kom til sagen (og hold dig til den).

5. Har jeg aktiveret min stavekontrol?
Har du?

6. Er jeg rasende?
Hvis ja, så tæl til ti. Det vil være den bedste mail, du aldrig sendte.

7. Er dette en direkte skideballe?
Overvej at møde op.

8. Er dette en indirekte skideballe?
Overvej at møde op.

9. Burde jeg have ringet i stedet?
Telefonen kan en masse, som mailen ikke kan. Her kan man høre tonefald og afklare eventuelle misforståelser på stedet. Selvom mailen måske er hurtigst i første omgang, kan det ofte betale sig at ringe for at løse problemstillingen én gang for alle.

10. Er der skrevet NOGET SOM HELST MED STORE BOGSTAVER I DENNE MAIL?
Hvis ja, så fjern det. Medmindre det er international Caps Lock Dag naturligvis.

11. Hvis jeg var nødt til at betale for et frimærke, ville jeg så stadig sende denne mail?
Altid en god lakmusprøve på, om mailen er relevant.

12. Kunne denne mail være kortere?
Kunne den?

13. Skriver jeg præcis, som jeg taler?
Mailgenren har meget tilfælles med samtalen, fordi den er dialogisk, og fordi den tillader hurtigere kommunikation end for eksempel brevet. Faldgruben er imidlertid, at man skriver, som man taler: upræcist og usammenhængende med fyldord og sløset disposition. Det skal du gerne modarbejde.

14. Skriver jeg, som om jeg var 20 år ældre, end jeg virkelig er?
Gammeldags og støvet sprog er generelt en dårlig ide, men i mailen støjer det endnu mere.

15. Har jeg taget stilling til, at teksten bliver læst på en skærm?

En af de væsentligste forskelle ved at læse en tekst på papir og skærm er, at vi scanner teksten hurtigere med øjet, når vi læser på en skærm. Det er derfor, folk overser helt tydelige ting i din mail.

16. Har jeg sørget for en tydelig handlingsanvisning?

En af de klassiske fejl er at glemme at skrive en helt utvetydig handlingsanvisning. Sørg altid for, at den er der, så modtager ved præcis, hvad han eller hun skal gøre.

17. Ville jeg selv synes, at det var irriterende at modtage 14 vedhæftninger?
Ja, det ville du, så minimer altid antallet af vedhæftninger.

18. Burde jeg egentlig lade være med at sende denne mail?
Alle synes, at der bliver sendt for mange mails. Men jeg har ikke mødt den person, der sender alle de mails. Vær modig, og send færre mails. Vi vil elske dig for det.

19. Sender jeg denne mail for at dække ryg?
I store organisationer florerer de såkaldte CMA-mails. Cover My Ass-mails.  De er kendetegnede ved at være mættet med information og vedhæftninger, og de bliver kun sendt, fordi man til næste møde har brug for at kunne sige: ’Det har jeg jo sendt til dig’. Lad være med det.

20. Er jeg i gang med at trykke på ’svar alle-knappen’

Please, lad være.

21. Har jeg valgt et klart emnefelt?

Her er tre eksempler på emnefelter, der ikke er klare:

  1. ’Hej’
  2. ’vs. Re. Re. Re. Re. Re. Vs. vs. re. ’Hvad fanden sker der’’
  3. ’Møde’

22. Har jeg taget stilling til ’loven om fordeling af ansvar’?
Jo flere du sender en mail til, jo flere har ansvaret for at løse den problemstilling, du skriver om. Jo flere, der har ansvaret, jo mindre chance er der for, at en af dem springer til og løser den.

23. Er denne mail let at svare på?
Gør det til en dyd, at dine mails skal være lette at svare på.

24. Har jeg brugt punktopstillinger?
En mail bliver ikke automatisk bedre af, at du bruger punktopstillinger, men det er tæt på. Vi har svært ved at håndtere mange oplysninger i mails, og punktopstillinger kan afhjælpe den udfordring, fordi de giver overblik.

Læs, hvordan du laver punktopstillinger her:

http://www.bro-blog.dk/?p=678

25. Er min mail luftig?

Nogle teksters blotte udseende kan gøre en træt. Det er typisk dem, der ligner en ’mur af tekst’. Intet mellemrum, ingen indryk, ingen punktopstillinger. Uanset om du skriver ligeså godt som Karen Blixen, er der risiko for, at modtageren overser væsentlige informationer eller nedprioriterer din mail, hvis den ligner en stor blok af tryksværte. Lav mellemrum mellem afsnittene. Brug deloverskrifter i din mail, lige så snart den bliver lang. Brug punktopstillinger.

26. Kunne jeg fjerne et par af modtagerne på denne mail?
Hvis du er i tvivl, så betyder det ja.

27. Har jeg sat nogen i cc-feltet?
Hvorfor? For at dække ryg? Fordi de måske kunne være interesserede? For at de kan følge med i udviklingen af projektet? Af arkiveringsmæssige årsager? Ingen af ovenstående forklaringer er gode nok, så du er nødt til at finde på en bedre én.

28. Har jeg skrevet kære, når jeg burde have skrevet hej eller omvendt?

Læs et indlæg om det klassiske paradoks her:

http://www.bro-blog.dk/?p=397

29. Er jeg ved at falde i høflighedsfælden?

Høflighed og evnen til at være social på en professionel måde er et af kendetegnene på den dygtige mailskribent, men pas på høflighedsfælden, hvor du og din modtager bruger det meste af ugen på at afslutte mailkorrespondancen:

Selvtakdetvarsålidtdetskalduikketænkepåhavengoddagtakfordetdumåogsåhaveendejligdagtak.

Man siger tak én gang. Det er nok.

30. Er klokken tre om natten?
Overvej, hvilke signaler du sender, når du sender mails til dine kollegaer og ansatte klokken tre om natten. Der er i hvert fald en risiko for, at arbejdsmiljøet er under pres.

31. Burde jeg egentlig lade være med at sende denne mail
Hvis en organisation kunne sende to procent færre mails, så ville den blive fem procent mere effektiv, siger en undersøgelse af fænomenet. Så svaret på dit spørgsmål er højst sandsynligt ja.

32. Hvad ville en voldspsykopat sige til denne mail?

Læs svaret her:

http://www.bro-blog.dk/?p=376


tre mennesker sidder i sofa
Kendte

Hit-serie vender tilbage

Bus på siden i grøft
Krimi

Busulykke i Tyskland:

Danskere var ombord

Mand på pressekonference
Sport

Her er Vingegaards nye Tour de France-våben

Nyheder

Tankstation er eksploderet 

Mand med solbriller i panden smiler
Kendte

Tarantino-stjerne død

mennesker på  fetival
Nyheder

Våd weekend i vente

portræt af mand med rød kasket
Nyheder

Trump er skuffet 

en mand kigger ind i kameraet
Kendte

Remee risikerer at

miste sit kørekort

en tennisspiller knytter næven
Sport

August Holmgren i ny

vild sejr i Wimbledon

mange passagerer samlet i lufthavn
Nyheder

Flystrejke rammer 300.000 rejsende

en restaurant set udefra
Nyheder

Kendt hotel og
restaurant lukker

madpandekager i et fad
Nyheder

Solgt i hele landet
- spis dem ikke

bowlingkugler
Nyheder

Bebudet konkurs

to kvinder kommer gående og snakkende
Nyheder

Von der Leyen håber på toldaftale med Trump men forbereder sig på sammenbrud

en mand smiler bredt
Krimi

Dom i største sag
om coronasvindel

sort-hvidt foto af Maude
TV/Streaming

Matador forsvinder fra DR-tjeneste

En mand og en kvinde med en mannequin iført rødt lingeri imellem sig
Nyheder

Sexshop med millionunderskud

Skiltet foran retten i Hjørring
Krimi

Skyldig: Dræbte og voldtog 13-årig pige i Hjallerup

Indgangen til retten i Lyngby
Krimi

Skolepædagog skal i fængsel for krænkelser af piger

Sport

Medier: Fodboldstjerne dræbt i ulykke

facade af en bygning på Nørrebro
Krimi

Fire mænd tiltalt for brandattentat mod dansk NGO

Gul parkeringsbøde i forrude
Nyheder

FDM: Nu er kontroversiel parkeringsbøde helt forbudt

Et kæmpe område med åben ild
Nyheder

Skovbrand hærger danskerparadis

Døren til en politibil
Krimi

Vanvidskørsel: 
19-årig kvinde greb rattet med 110 i timen

To voksne kvinder holder om hinanden, den ene har et barn på skødet
Nyheder

Færgeforlis ved tropeø: 
38 meldt savnet

et potourri af billeder
Debat

Søren Baastrup: Den sindssyge sommerguide

lille flyver ligger på hovedet i mark
Krimi

Fly styrtet på mark

redningsfolk slukker brand
Nyheder

Hamas nærlæser

forslag til våbenhvile

annette heick mellem sine forældre
Kendte

Heick optræder

på Roskilde Festival

billede af en vindmølle
Nyheder

Vestas i flot stigning

helikopter på skyet baggrund
Krimi

Drukneulykke ved

Roskilde Festival

folk solbader på strand
Nyheder

DMI:

Meget mere varme på vej 

rødhåret kvinde og mand i sort jakkesæt
Kendte

Reality-stjerne klar

til Vild med dans

Nyheder

Diddy: Her er dommen

frokosttallerken med laks
Nyheder

Spis det ikke: 

Solgt over hele landet

Nyheder

Flertal udenom regeringen

vil forbyde mandatkøb

Mand sidder ved bord med en kvinde på hver sin side.
Kendte

DiCaprio spottet i København

Mand på den røde løber
Kendte

Få dage før starten:

Rolf dropper touren

pollitilogo på hvid baggrund
Krimi

Lade brændt fuldstændig ned 

Togstamme
Nyheder

DSB advarer

Forskellige slags solcreme
Sundhed

Denne solfaktor bør du bruge

Vindmølle
Nyheder

Folkeaktie i voldsom stigning

Ambulance holder på vej
Krimi

Fundet død på vej

To personer under solparaply
Rejser

Sådan dækker rejseforsikringen ved ekstrem varme

tagning fra retssal
Kendte

Jury i Diddy-sag er enige om fire ud af fem anklagepunkter

træer i regnvejr
Nyheder

DMI varsler farligt vejr 

person står udenfor i varmt vejr
Nyheder

2-årig dreng død:

Glemt i varm bil

person på festival
Nyheder

Roskilde Festival:

Varmerekord står for skud

par poserer ved galla
Kendte

Meldes klar til

Vild med dans

Sport

Stor dansk overraskelse

i Wimbledon

billede af restaurant der ligger ved sø
Nyheder

Noma åbner i USA

kokosnød med sugerør
Mad og drikke

Tilbagekalder kokosnød

Kassebil fra Forsvaret
Krimi

Fandt dynamit på loftsrum

gade i randers
Krimi

Karatespark og ukvemsord:

Mand terroriserer gade 

tennisspiller i aktion
Sport

Tauson får første sejr

i Wimbledon

et livreddertårn
Nyheder

Det betyder badeflagene

Et fly i luften
Rejser

Gigantisk handel: SAS køber 55 fly

portrætter af iranske politikere
Krimi

Dansker anholdt og mistænkt for at spionere for Iran

Nyheder

Kongelige fejrer Øresundsbroens jubilæum

et supermarked
Mad og drikke

Vi har EU's dyreste fisk og brød 

et cruiseskib
Helt vildt

Far redder barn som falder over bord fra krydstogstskib

en kop kaffe med mønster
Debat

Kaffeparadokset: Danskerne vil have den bedste kop – bare ikke derhjemme

en elbil ved havnen
Biler

Fire ud af fem nye privatbiler er elbiler

Trump og Musk ved en Tesla
Nyheder

Åben krig: Trump vil knække Musk' selskaber

folk på badebroer i varmen
Nyheder

Fantastisk sommerdag i vente

en Tesla Y
Biler

Tesla er tilbage

Trump og en gråhåret kvinde
Nyheder

Hackere vil offentliggøre regeringens e-mails

Udrykningskøretøjer på en vej
Krimi

22-årig dræbt på motorcykel 

Elon Musk i the oval office
Kendte

Elon Musk vil oprette nyt parti 

livredningstårn og strand i baggrunden
Nyheder

Livreddere fik travl

start på sommerferien

ældre kvinde med stort smil og smuk blå kjole
Kendte

Anne Laxholm: 

Det er synd for dem

falckbil holder ved siden af væltet lastbil
Krimi

Lastbil på hovedet i grøft

to mænd i jakkesæt hilser på hinanden
Nyheder

Forsvarsminister

vil besøge Grønland

pige på scene io blå badedragt med dannebrog
Kendte

Afsløring: Fra Grand

Prix til Vild med dans

Nyheder

Danske Vestas lukker i rødt 

varebil holder smadret på motorvej
Krimi

Motorvej blokeret:

Op til tre timers ventetid

meget varmt sydpå i europa
Nyheder

Danske rejseselskaber

giver gæster varmeråd

logo på legoland parken
Nyheder

Legoland i rekordsalg

stor bygning i centrum af aarhus
Krimi

Udvist: Voldtog

og røvede prostituerede