Spar en time om dagen på e-mails

Ni råd til at undgå at spilde tid på e-mails. Vind en time om dagen.

E-mail stresser. E-mails afbryder. E-mails er spam og spildt tid.

"Bekæmp e-mail-tyraniet," anbefaler direktør i Dansk Detail, Jens Birkeholm.

Tidligere fik han 150 til 200 e-mails om dagen. Men det satte han sig for at gøre noget ved. Han formulerede nogle bud på en løsning af mail-plagen.

"Med bedre e-mail-disciplin burde kunne spare hårdt mail-plagede medarbejder for en time daglig" siger han.

Værsåartig:

1: Tjek sjældent mail

Mange tjekker mails et utal gange om dagen, fordi mailprogrammet alligevel er åbent. Luk for e-mailprogrammet eller find den funktion, som gør, at det bliver offline. Vær disciplineret og beslut dig for eksempelvis kun at åbne det to eller tre gange dagligt: Eksempelvis morgen, middag - og lige inden fyraften. Tænk: "Er det meget nødvendigt, kan folk ringe."

2: Sluk for 'notifikationer'

Mange e-mailprogrammer bipper, blinker, støjer og forstyrrer dig i dit arbejde hver eneste gang, du modtager post. Sluk for de såkaldte notifikationer og undgå talrige afbrydelser, der gør, at du sent bliver færdig med det, du er god til.

3: Lav regler

De fleste mailprogrammer har en funktion, der opdeler e-mails i mapper afhængigt af, hvem afsenderen er. Modtager du eksempelvis mails fra venner og familiemedlemmer, kan disse mails arkiveres i en mappe med lavt eller højt prioriteret indhold.

4: Arkiver mailen, når du er CC eller BCC

Hvis du modtager e-mails om sekundær modtager, er informationen næppe særlig vigtig. Opret en regel, der gør, at mails som sendes til dig "blot til din orientering" bliver arkiveret i en bestemt mappe.

5: Afmeldt nyhedsbreve, du aldrig læser

Der findes typisk et link til afmelding nederst i nyhedsbrevet.

6: Svar automatisk

Skriv, at du svarer på mails snarest muligt og giv et mobiltelefonnummer, hvorpå du kan fanges, hvis noget haster.

7: Flere fluer, ét smæk

Når du besvarer mails så check, om der er tale om en mail med spørgsmål, som du har fået fra andre afsendere tidligere. Det giver mulighed for fælles svar og dermed flere fluer med ét smæk.

8: Skriv kort

Når du svarer på en mail, så skriv kort og svar præcist.

9: Ring i stedet

Nogle gange er et telefonopkald eller et møde et kortere og bedre alternativ til uendeligt lange e-mailkorrespondancer. Overvej, om det er tilfældet.

Af Christian Kloster / kloster@avisen.dk

Følg os på Facebook

Så får du nyheder direkte leveret, og kan deltage i debatten på vores artikler.