Chefen må beholde dine e-mails i 12 måneder

Efter en række sager er Datatilsynet kommet med nye retningslinjer, der betyder, at chefen må beholde dine arbejdsmails i op til 12 måneder.
Nye retningslinjer siger, at chefen kan beholde dine arbejdsmails i op til 12 måneder.
Nye retningslinjer siger, at chefen kan beholde dine arbejdsmails i op til 12 måneder. Foto: Colorbox

Hvis du siger op eller bliver fyret, må din chef efterfølgende beholde og læse dine arbejdsmails i op til et helt år.

Det fastslår Datatilsynet efter en række sager, der typisk har handlet om, at tidligere medarbejdere har klaget over virksomhedens fortsatte adgang til medarbejderens e-mail.

Konklusionen er, at medarbejderens arbejdsmail ofte vil indeholde vigtige oplysninger for virksomheden, som derfor bør have adgang til e-mail-kontoen.

Datatilsynet har derfor udarbejdet retningslinjer for, hvordan en medarbejders arbejdsmail skal behandles efter fratrædelsen - uanset, om den er frivillig eller ufrivillig.

Som hovedregel skal kontoen holdes aktiv i så kort tid som muligt, men afhængigt af medarbejderens stilling og funktion kan kontoen holdes åben i op til 12 måneder. Der skal hurtigst muligt oprettes et auto-svar på kontoen, der fortæller om medarbejderens fratræden.

Adgangen skal begrænses til en eller få betroede medarbejdere, og der må ikke sendes e-mails fra kontoen, medmindre der er tale om videresendelse af indkomne private mails til medarbejderens private e-mail-konto.

Generelt skal persondataloven, herunder retten til oplysning og indsigt, tages i betragtning, når en konto holdes åben, lyder det i afgørelsen fra Datatilsynet.

Se de fulde retningslinjer hos Datatilsynet her

Følg os på Facebook

Så får du nyheder direkte leveret, og kan deltage i debatten på vores artikler.