"Fwd: Re: Re: Re: Fwd: Re: Vedr: HVEM VIL KØBE MIN GAMLE CYKEL!!????!"
Du er garanteret stødt på en lignende overskrift i din mailboks for nylig.
For det at tjekke mails fylder efterhånden en stor del af manges arbejdsdag - og dermed også de ligegyldige, forvirrende, stødende og ubehjælpsomt formulerede mails sendt af kolleger uden fornemmelse for god mailskik.
Læs her 9 råd til, hvordan du undgår at falde i mailfælden som den fesne spam-kollega, og i stedet lærer at sender gode, effektive mails.
Læs, hvad du skriver
Læs din mail igennem, inden du sender den. Der vil næsten altid være slåfejl eller mangle et ord. Ved at læse din mail igennem inden afsendelse, vil du virke mere kompetent og professionel.
Svar på spørgsmålet
Husk at svare på alle spørgsmål, du bliver stillet i de mails, du besvarer. Og prøv at forudse eventuelle opfølgende spørgsmål. På den måde undgår du overflødige mails, som går frem og tilbage hele tiden.
Brok dig et andet sted
Undgå kritik over email. Hvis du vil brokke dig eller bare påpege fejl og mangler, skal det ikke gøres over mail. Tag det ansigt til ansigt eller over telefon - det gør risikoen for misforståelser og dårlig stemning mindre.
Slap nu af
Vent med at svare på mails, der gør dig ophidset, ked af det, vred eller skuffet. Giv dig selv tid til at falde ned igen, inden du svarer. Så undgår du at køre tingene op i en spids.
CC: Tænk dig om
Vær varsom med at sende din mail som cc til andre. Brug det kun i tilfælde, hvor modtagerne på forhånd er klar over det. Alt andet bringer forvirring og tidsspild med sig, fordi det ikke er klart, om de skal reagere på den eller ej.
Ingen LOL og :-P
Internettet har bragt mange forkortelser og udtryk med sig, men undgå så vidt muligt ord som LOL og alternative smileyer som :-P. Brug i øvrigt højst 1-2 smileyer per mail - og slet ingen hvis mailen er officiel.
Gør det kort
Skriv din mail så kort og præcist som muligt - og hold dig til emnet. Undgå lange sætninger fyldt med semikolon og dårlig lyrik. Husk at bruge mange afsnit, så mailen bliver lettere at læse.
Er det virkelig vigtigt?
Hvis du sender en mail til dine kolleger, bruger du deres tid. Regn med, at en mail tager samme tid at skrive, som den gør at åbne, læse og forholde sig til for modtageren.
Stop det
Kædebreve, tekst skrevet i underlige farver og mærkelige skrifttyper skal aldrig forlade din udbakke. Det er helt enkelt: Lad nu bare være.