Møder på jobbet er ofte dødssyge. Og så fylder de oven i købet meget i manges hverdag.
Men der kan gøres meget for at øge produktiviteten af møderne og gøre dem kortere.
Det mener kommunikationsekspert Nick Morgan, der har skrevet bogen Mødestyring .
Først og fremmest skal man som mødeindkalder beslutte, hvad man vil opnå med mødet, og hvem der skal hjælpe.
Antallet af mødedeltagere afhænger af, hvad man vil opnå på mødet.
Alle med til oppiskning
Hvis man skal løse et problem eller træffe en beslutning, bør der maksimum være otte deltagere.
Hvis der er inviteret flere, opstår der som regel flere problemer, end der bliver løst.
Hvis der derimod er tale om idéudvikling, kan man invitere op til 18 personer. Skal man blot sprede informationer, kan man bare sende et memo ud, med mindre man ønsker at oppiske en stemning i gruppen til fordel for et nyt produkt - så er det bedre, jo flere der kommer til mødet, lyder Nick Morgans råd.
Vent ikke på de sløve
Når mødes afholdes, er det vigtigt at starte til tiden, selvom der er nogle, der mangler.
Man skal ikke begynde forfra, når de sidste kommer - så belønner man nemlig bare dem, der kommer for sent.
Som mødets første punkt bør være en introduktion af de spørgsmål, der skal diskuteres.
Følg derefter dagsordenen og sørg for, at alle synspunkter bliver hørt.
Hvis man som leder ikke lytter til alles overvejelser, så får man sure mødedeltagere.
Så sørg for at bede om tilbagemeldinger, når der er naturlige pauser under mødet.
Lav en opsummering af mødet som afslutning.
Husk at gentage vigtige punkter og beslutninger og angiv de næste trin.
Det bør også gentages, hvem der er ansvarlig for hvad.
På den måde undgår man misforståelser og løse ender.
Det, der ofte overses ved møder, er opfølgningen. Derfor er det en god idé at udforme en kommunikations- og handlingsplan, som udfyldes under mødet og derefter pudses af og sendes til alle mødedeltagere og andre, der måtte have interesse i mødets udfald.
Det giver en følelse af, at der er opnået et resultat.
I handlingsplanen skal der stå, hvilke opgaver der skal udføres, og hvem der har ansvaret for, at de bliver udført.
Bekræft og kontroller lokalet. Test det nødvendige udstyr på forhånd.
Sørg for, at alle mødedeltagere har de nødvendige oplysninger om emnet på forhånd.
Hav altid en dagsorden for mødet.
Du skal altid undervurdere, aldrig overvurdere, hvor mange spørgsmål, en gruppe kan håndtere inden for et givet tidsrum.
For at sikre, at alle deltager aktive, kan gruppen deles op i undergrupper under en del af mødet.
Grundlæggende mødeprincipper
Forpligt dig til at begynde og slutte til tiden.
Fastsæt en tidsgrænse for, hvornår hvert enkelt problem skal være løst.
Identificer, hvem der skal træffe den endelige beslutning om hvert spørgsmål.
Bed om alles deltagelse.
Aftal at lytte til hinanden.