Spar transporten og mødelokalet og foretag de kommunale møder over telefonen eller på digitale platforme. Så sparer kommunerne flere millioner kroner om året, anslår en ny rapport fra KMD Analyse.

I rapporten peges der på tre områder, der kan effektiviseres: Reducering af transport, bedre mødeledelse og selektiv mødedeltagelse, der betyder, at medarbejdere kun deltager i de dele af mødet, som er relevante for dem.

Følger kommunerne en ny plan, der reducerer 10 procent på hvert af tre områder, kan det betyde en samlet besparelse på op til 640 millioner kroner på landsplan, svarende til 10 procent.

KMD Analyse skønner i rapporten, at hver kommune i gennemsnit bruger omkring 65 millioner kroner af de offentlige lønudgifter til interne møder. Det svarer på landsplan til 6,4 milliarder kroner. Alene transporttid udgør omkring 800 millioner kroner årligt.

Kommunikationsdirektør i KMD, Morten Langager, forklarer, at kommunerne de sidste par år har omlagt henvendelserne fra borgerne til kommunen, så borgerne frem for at dukke fysisk op hos borgerservice skal benytte digitale kanaler i stedet.

Arbejdet med de såkaldte kanalstrategier betyder, at kommunerne i sidste ende kan frigive ressourcer.

- Det kan være fornuftigt at se på, om den tankegang kan overføres til kommunernes egne interne møder.

- Vi kan se, at kun få medarbejdere i kommunerne har mulighed for at anvende digitale kanaler. Sammenlagt må vi sige, at mødeafholdelse er et område, hvor der er et effektiviseringspotentiale, siger han.

Han hæfter sig særligt ved, at effektiviseringen har et generelt potentiale således, at både erhvervslivet og staten også kan drage nytte af en ny mødekultur.

Digitaliseringschef i Frederikshavn Kommune, Mogens Kahr Nielsen, forklarer, at de har set store fordele i en effektivisering, da de har lange distancer og transporttid mellem nord og syd.

Kommunen er med op mod 100 digitale møder om måneden en af de kommuner, der har været bedst til at omlægge mødestrukturen.

- Det har været en stor udfordring at skulle til at tænke anderledes, så overgangsperioden har været hård, men det positive ved at digitalisere møderne er, at vi sparer tid og udgifter på transport og at møderne er blevet langt mere effektive.

- Nogle møder bliver nødt til at blive foretaget med fysisk fremmøde, men møder om konkrete emner, som man er vant til at holde, er som regel velegnet til at foretage digitalt, siger han.