Få to timer mere om dagen til dig selv og undgå en stresset arbejdsdag fyldt med dårlig samvittighed!

Sådan sælger bogen ’Travle kvinders guide til mere tid’ sig selv.

Avisen.dk tager forfatter Dorthe Rindbo på ordet og spørger, hvordan hulen man undgår stress og tilmed får bedre tid til at ordne arbejde og familieliv.

Huskelister, der stresser

”Det handler om at lave en to-do-liste, der virker. For er der en ting, vi danskere ikke kan finde ud af, så er det at lave effektive to-do-lister og prioritere vores tid. Vi begår en række fodfejl, så huskelisterne spænder ben og stresser os i stedet for at hjælpe,” siger Dorthe Rindbo.

Alle – sekretæren, skolelæren, pædagogen og tømreren – kan spare tid, hvis de bliver bedre til at planlægge, mener Dorthe Rindbo.

Tidsrøverne og den dårlige planlægning kan nedkæmpes ved hjælp af fire trin, der gør dig opmærksom på, hvad du skal nå, hvad der kan vente, og hvor lang tid en arbejdsopgave tager.

Første trin: Undersøg, hvad dælen du bruger din tid på!

”Find ud af, hvad du bruger din tid på, når du arbejder. Du skal skrive det ned løbende gennem en hel dag. Folk tror, at de ved, hvad de bruger deres tid på. Men det gør vi egentlig ikke, før vi har set det sort på hvidt. Det handler om at indsamle noget data, så vi bliver klogere på vores eget tidsforbrug,” siger Dorthe Rindbo.

Som eksempel på, hvorfor det er vigtigt at nedfælde sin dag time for time, fortæller Dorthe Rindbo om en af hendes kvindelige kursister, der ikke kunne forstå, hvorfor hun hele tiden var bagud på arbejdet.

Flere timer på Facebook og kollegasnak

”Det, som hun fandt ud af ved at lave øvelsen var, at over 30 procent at hendes arbejdstid gik med overspringshandlinger. Hun vidste godt, at hun brugte tid på Facebook og med at snakke med kolleger. Men hun var ikke klar over, hvor meget hendes overspringshandlinger egentlig fyldte," siger Dorthe Rindbo.

"Folk siger tit, at deres tid forsvinder i den blå luft, men det gør den jo ikke. Derfor er det vigtigt at skrive ned, hvad man bruger tiden til."

Trin to: Find ud af, hvad der er vigtigt!

”Skærp dit indre fokus. Stil dig selv spørgsmålet: Hvad er egentlig vigtigt for mig her i livet? Hvad er dine drømme? Er det karrieren, familielivet eller noget helt tredje. Det er et kæmpestort spørgsmål, men det er vigtigt, fordi vi skal have et klart fundament, som vi kan arbejde ud fra. Ellers bliver det meget svært at prioritere. Bliv skarp på dine drømme, værdier og mål,” siger Dorthe Rindbo.

Hvad hvis jeg ikke ved, hvad mine drømme, værdier og mål er?

”Mange mennesker kan faktisk ikke svare på, hvad de vil med sig selv, og hvad deres drømme er. Så handler det om trinvist at bevæge sig hen mod et klart fokus. Find det vigtigste først, og tag den derfra. Det er blandt andet det, som du bliver guidet til gennem bogen. Du har brug for det fundament, som denne viden giver, når du skal til at prioritere dine arbejdsopgaver,” siger Dorthe Rindbo.

Trin tre: Så skal der planlægges!

Det er faktisk først nu, at du er klar til at planlægge din arbejdsdag, fortæller Dorthe Rindbo. Planlægger man slaget uden at vide, hvad man bruger sin tid på, og før man kender sine værdier og mål – risikerer man at gå galt i byen.

”Den rigtige to-do-liste er et godt redskab. Men det må IKKE blive en uendelig lang liste, der giver sved på panden og dårlig samvittighed,” siger Dorthe Rindbo, der har følgende anvisning til sin huskeliste:

• Skriv det ned, som du gerne vil nå den efterfølgende dag. Det er vigtigt, at du kun laver næste dags huskeliste.
• Giv dit bedste bud på, hvor lang tid, hver opgave vil tage. Hvis du har en opgave, der tager mere end to timer, skal du bryde den ned i mindre dele, fordi store opgaver på en huskeliste, får os til at lave overspringshandlinger, siger Dorthe Rindbo.
• Så lægger du tidsintervallerne sammen. Det er et virkelighedstjek – har du tid til alt på din liste?
• Du må kun planlægge 60 procent af din arbejdsdag, fordi 40 procent typisk går med afbrydelser og uforudsete afbrydelser. Hvis du arbejder 7,5 timer, må du altså kun planlægge 4,5 time af din dag. En travl sekretær kan måske kun planlægge 30 procent af sin dag. Det afhænger af din stilling.
• Prioriter til sidst morgendagens arbejdsopgaver. Hvad er vigtigst? Hvad skal gøres først?

Trin fire: Følg din plan!

”Når du møder ind på arbejdet, følger du din to-do-liste. Det kan være lettere sagt, end gjort. Vær opmærksom på, om dine lister fungerer, og hvilke tidsrøvere, der stjæler tiden. To-do-listen er en ny vane. Som med alt nyt, er det vigtigt at være tålmodig,” siger Dorthe Rindbo.

Mange vil opleve, at deres estimater ikke holder i starten, fortæller hun. Derfor er en del af øvelsen også, at du skal blive mere realistisk med, hvor lang tid ting egentlig tager.

”Langsomt bliver du dygtigere til at planlægge og prioritere,” lover Dorthe Rindbo.