Administration 

Guide: Få to timer mere til dig selv hver dag

Vi er for dårlige til at planlægge vores arbejdsdag, og det koster dyrt i tidsregnskabet, mener forfatter til bogen 'Travle kvinders guide til mere tid', Dorthe Rindom.
(Foto: Colourbox)

Du er kun fire øvelser væk fra bedre tid i hverdagen, lover ny bog. Det handler om at lave huskelister, der ikke giver ondt i maven, men hjælper dig, siger forfatteren.

Få to timer mere om dagen til dig selv og undgå en stresset arbejdsdag fyldt med dårlig samvittighed!

Sådan sælger bogen ’Travle kvinders guide til mere tid’ sig selv.

Avisen.dk tager forfatter Dorthe Rindbo på ordet og spørger, hvordan hulen man undgår stress og tilmed får bedre tid til at ordne arbejde og familieliv.

Huskelister, der stresser

”Det handler om at lave en to-do-liste, der virker. For er der en ting, vi danskere ikke kan finde ud af, så er det at lave effektive to-do-lister og prioritere vores tid. Vi begår en række fodfejl, så huskelisterne spænder ben og stresser os i stedet for at hjælpe,” siger Dorthe Rindbo.

Alle – sekretæren, skolelæren, pædagogen og tømreren – kan spare tid, hvis de bliver bedre til at planlægge, mener Dorthe Rindbo.

Tidsrøverne og den dårlige planlægning kan nedkæmpes ved hjælp af fire trin, der gør dig opmærksom på, hvad du skal nå, hvad der kan vente, og hvor lang tid en arbejdsopgave tager.

Første trin: Undersøg, hvad dælen du bruger din tid på!

”Find ud af, hvad du bruger din tid på, når du arbejder. Du skal skrive det ned løbende gennem en hel dag. Folk tror, at de ved, hvad de bruger deres tid på. Men det gør vi egentlig ikke, før vi har set det sort på hvidt. Det handler om at indsamle noget data, så vi bliver klogere på vores eget tidsforbrug,” siger Dorthe Rindbo.

Som eksempel på, hvorfor det er vigtigt at nedfælde sin dag time for time, fortæller Dorthe Rindbo om en af hendes kvindelige kursister, der ikke kunne forstå, hvorfor hun hele tiden var bagud på arbejdet.

Flere timer på Facebook og kollegasnak

”Det, som hun fandt ud af ved at lave øvelsen var, at over 30 procent at hendes arbejdstid gik med overspringshandlinger. Hun vidste godt, at hun brugte tid på Facebook og med at snakke med kolleger. Men hun var ikke klar over, hvor meget hendes overspringshandlinger egentlig fyldte," siger Dorthe Rindbo.

"Folk siger tit, at deres tid forsvinder i den blå luft, men det gør den jo ikke. Derfor er det vigtigt at skrive ned, hvad man bruger tiden til."

Trin to: Find ud af, hvad der er vigtigt!

”Skærp dit indre fokus. Stil dig selv spørgsmålet: Hvad er egentlig vigtigt for mig her i livet? Hvad er dine drømme? Er det karrieren, familielivet eller noget helt tredje. Det er et kæmpestort spørgsmål, men det er vigtigt, fordi vi skal have et klart fundament, som vi kan arbejde ud fra. Ellers bliver det meget svært at prioritere. Bliv skarp på dine drømme, værdier og mål,” siger Dorthe Rindbo.

Hvad hvis jeg ikke ved, hvad mine drømme, værdier og mål er?

”Mange mennesker kan faktisk ikke svare på, hvad de vil med sig selv, og hvad deres drømme er. Så handler det om trinvist at bevæge sig hen mod et klart fokus. Find det vigtigste først, og tag den derfra. Det er blandt andet det, som du bliver guidet til gennem bogen. Du har brug for det fundament, som denne viden giver, når du skal til at prioritere dine arbejdsopgaver,” siger Dorthe Rindbo.

Trin tre: Så skal der planlægges!

Det er faktisk først nu, at du er klar til at planlægge din arbejdsdag, fortæller Dorthe Rindbo. Planlægger man slaget uden at vide, hvad man bruger sin tid på, og før man kender sine værdier og mål – risikerer man at gå galt i byen.

”Den rigtige to-do-liste er et godt redskab. Men det må IKKE blive en uendelig lang liste, der giver sved på panden og dårlig samvittighed,” siger Dorthe Rindbo, der har følgende anvisning til sin huskeliste:

  • Skriv det ned, som du gerne vil nå den efterfølgende dag. Det er vigtigt, at du kun laver næste dags huskeliste.
  • Giv dit bedste bud på, hvor lang tid, hver opgave vil tage. Hvis du har en opgave, der tager mere end to timer, skal du bryde den ned i mindre dele, fordi store opgaver på en huskeliste, får os til at lave overspringshandlinger, siger Dorthe Rindbo.
  • Så lægger du tidsintervallerne sammen. Det er et virkelighedstjek – har du tid til alt på din liste?
  • Du må kun planlægge 60 procent af din arbejdsdag, fordi 40 procent typisk går med afbrydelser og uforudsete afbrydelser. Hvis du arbejder 7,5 timer, må du altså kun planlægge 4,5 time af din dag. En travl sekretær kan måske kun planlægge 30 procent af sin dag. Det afhænger af din stilling.
  • Prioriter til sidst morgendagens arbejdsopgaver. Hvad er vigtigst? Hvad skal gøres først?


Trin fire: Følg din plan!

”Når du møder ind på arbejdet, følger du din to-do-liste. Det kan være lettere sagt, end gjort. Vær opmærksom på, om dine lister fungerer, og hvilke tidsrøvere, der stjæler tiden. To-do-listen er en ny vane. Som med alt nyt, er det vigtigt at være tålmodig,” siger Dorthe Rindbo.

Mange vil opleve, at deres estimater ikke holder i starten, fortæller hun. Derfor er en del af øvelsen også, at du skal blive mere realistisk med, hvor lang tid ting egentlig tager.

”Langsomt bliver du dygtigere til at planlægge og prioritere,” lover Dorthe Rindbo.

Dorthe Rindbo

Forfatter, rådgiver og foredragsholder. Rindbo holder foredrag i personlig planlægning og effektivitet. Hun giver også individuel rådgivning og bestyrer en brevkasse i B.T., hvor hun svarer på læsernes spørgsmål om stress og planlægning. Bogen 'Travle kvinders guide til mere tid' udkommer 17. august og koster 249 kroner.

vejskilt med fem navne som alle hedder noget med bær
Helt vildt

Stakkels pizzabud: Nyt

vejskilt er helt gak-gak 

komiker på scenen
Kendte

Nygift komiker:

Endelig kan vi fejre

brylluppet

udbrændt fly ligger på jorden
Nyheder

Mirakuløst:

Alle passagerer

overlever flyulykke

Sport

Direktør om mobbesag:

Unødvendigt af Ottesen

mand står med sværd
Helt vildt

Fandt 900 år gammelt

riddersværd på

havbunden 

Nyheder

Handelsbanken

forlader Danmark

pige smiler
Nyheder

Australien holder vejret:

4-årig pige forsvundet

på fjerde døgn  

Fire små biler i en collage
Biler

Test: 4 x mini-elbiler

El-ternativer

kvinde sidder i retssal med mundbind
Nyheder

96-årig anklages for

nazidrab: Hun kendte

til det hele

en lægehelikopter i luften
Krimi

22-årig kvinde ramt af bilist er død 

En bankfacade med Nordea på
Nyheder

Nordea hæver prisen for opsparinger over 100.000 kroner

En politimand med et stopskilt
Krimi

7.000 bilister røg i fartfælden

Et pas og en flybillet
Rejser

Her er verdens stærkeste pas

Folk i dragter linet op sammen med andre med våben
Film og TV

Eksperter advarer:

Squid Game gør vores børn afstumpede

En masse køer på en mark
Nyheder

Kødkvæg har i årevis drukket PFOS-forgiftet vand

Et skelet af et fortidsdyr
Dyreliv

Zoologisk Museum lukker og slukker

Et kassebånd med varer
Nyheder

Stor undersøgelse:

Her er danskernes favorit-butikker

En mand med skæg foran et skilt med Bild
Nyheder

Chefredaktør fyret efter affære med praktikant

powell
Nyheder

Colin Powell:

Vild med Volvo, Abba og Anna Lindh

Lotte Friis
Kendte

Vildt opgør: Svømmekrig

vaccinerede
Nyheder

Coronaindlagte:

De fleste er vaccinerede

Vild med dans
Film og TV

Vild med dans:

Nye favoritter

Vindmøller
Nyheder

Vindmøller til USA:

Vestas tæt på rekordordre 

Opholdsforbud
Krimi

21-årig: Opholdsforbud efter økseballade

drab Kongsberg
Krimi

Kongsberg-ofre:

Blev stukket ihjel

Nyheder

Colin Powell:

Død efter coronavirus

Sascha Dupont
Kendte

Sascha Dupont: 
- Det har været lidt
op ad bakke for sønnen

kontrol ved dansk-tyske grænse
Nyheder

Trusler udefra: Danmark forlænger grænsekontrol

villaen
Helt vildt

Kommune i vild villahandel - årets absolut dyreste

anders bodelsen
Nyheder

Forfatter Anders Bodelsen er død

Aqua Akvarium og Dyrepark
Nyheder

Dyrepasser fik 9500 volt gennem sig:

- Det er ubehageligt

krydderurter
Nyheder

"Planternes corona"

- Danmark er frikendt

Heick
Kendte

Ærlige Heick:

Forelsket i en anden

the simpsons
Helt vildt

Drømmejob? Få penge for at se hele kultserien The Simpsons

Beaumaiden
Krimi

Fragtskib grundstødt ved Bornholm - politiet afhører besætning

helikopterstyrt
Nyheder

Tre dræbt i helikopterulykke

Prins William og Kate
Kongelige

Prins William gav pris til to venner og Costa Rica

Taliban
Nyheder

Smykker solgt i Danmark: Finansierer Taliban

Estonia
Nyheder

Estonia: Nye optagelser ved vraget

Vejret
Nyheder

Næste uge:

Typisk efterårsvejr

Bill Clinton
Nyheder

Bill Clinton: Udskrevet efter urinvejsinfektion

Gulddreng
Film og TV

Toppen af poppen:

Triumfer og trusler

corona indlagt
Nyheder

Ny stigning:

120 personer er indlagt 

tatovering
Nyheder

Farvestoffer forbydes: Svært for tatovører

fillippinerne
Nyheder

Voldsomt uvejr:

Mindst 40 dræbt 

En familie med ski
Rejser

Ny ski-destination vinder frem

en træner med sort mundbind
Sport

Brøndby-chef: Fat det nu - vi vil kæmpe med om top-3

Gule blade på et træ i solen
Livsstil

Sidste udkald før vinteren rammer haven: Det skal du huske

et fly tæt på nogle små huse
Rejser

Verdens største fly på vingerne igen

en blond svømmer
Sport

Jeanette Ottesen:

En træner prøvede at kysse mig

et kort over haiti
Krimi

17 amerikanere kidnappet i Haiti

en lotto kupon
Nyheder

Lotto-glæde:

Østjyde vinder 19 millioner

En sauna
Krimi

Familie på fire dør i sauna på luksushotel

Lars Løkke i Folketingssalen
Nyheder

Løkke: Vil skære i SU og ønsker regionalt opgør

En lygtepæl med politibånd om
Krimi

Blev fundet i kritisk tilstand på vejen

mand med bagværk
Film og TV

Røg ud af bagedysten:

Det var helt i orden

flaske med alkohol
Nyheder

18 russere døde:

Drak hjemmebrændt

thomas blachman poserer
Kendte

Blachman: Ordblindhed

fik mig ind i musikken

græskar i bunke
Krimi

Halloween-hærværk:

Smadrede flere

hundrede græskar  

blomster og lys på trappe
Krimi

Kongsberg-drabene:

Her er ofrene

politibil med påskriften politi
Krimi

Fodgænger dræbt

i færdselsulykke 

Nyheder

Jens Rohde:

Ingen kan styre mig

teknikere undersøger lejlighed
Krimi

Norsk politi: 37-årig

kan ikke afhøres 

mcdonalds skilt
Nyheder

Burgersultne bilister

skaber trafikkaos

rød paraply i gadebilledet
Nyheder

Gråt og vådt: 
Efterårsferien byder

på typisk efterårsvejr 

mand jubler ved siden af kæmpegræskar
Helt vildt

Her er vinderen af

DM i Kæmpegræskar

brandbil under udrykning
Krimi

Person fundet død

i udbrændt villa 

stearinlys ved gerningssted
Nyheder

Kongsberg-drabene:

Sætter navne på ofrene

Sofie Østergaard og Sebastian Richelsen
Kendte

DR-vært mor igen:

Dramatisk fødsel på

badeværelset

Smadret rude med alarmskilt
Nyheder

Pas på tyven:

Indbruddene stiger

i efterårsferien

Nyheder

Borgerligt støtteparti:

Pilen peger på Pape

Butik med grøntsager udenfor
Nyheder

Efter fund af mus og lort:

Lukker butik på stedet

Dronningen nipper til et glas
Kongelige

Dronningen dropper alkohol

Ronaldo og Solskjær
Sport

Fodboldklub flyver i ti minutter for at nå frem til kamp

Togstamme i mørke
Nyheder

Person død – blev ramt af tog

Ødelagt tempel
Nyheder

Jordskælv og kraftig strøm koster 14 livet 

spænding om omdans
Kendte

Farvel til Freja Kirk og Claudia Rex

Pengesedler og mønter
Nyheder

Kommuner ændrer skatten: Se hvor skatten stiger og falder

væltet gyllevogn
Krimi

Gyllevogn væltet i grøften
- stort udslip

natteliv i gaden
Nyheder

Større dansk by
tæt på forbud
i nattelivet