I løbet af de seneste mange år er der blevet større fokus på intranet og ekstranet. I dag er der udviklet teknologier inden for intranet, så det er blevet nemmere for medarbejdere at dele dokumenter og kommunikere med hinanden. Men er der udelukkende fordele ved intranettet, og hvad er egentlig forskellen mellem de to?
Definition af intranet
Et intranet er et privat samlingssted for både kommunikation, software og dokumenter. Intranet software kan derfor både lade medarbejdere skrive med hinanden internt og dele vigtig viden. Softwaren kan ofte integreres med kendte værktøjer som Google Drive og PowerPoint, så man nemt kan dele dokumenter med hinanden.
Intranettets primære formål er at forbinde virksomhedens medarbejdere bedre, men der er ikke facit på, hvad det kan bruges til. Et intranet kan bruges til mange formål såsom medarbejderdata, møder og tilhørende referater samt kundedatabase. På et intranet er man ikke afhængigt af internettet og kan både anvendes af små og store virksomheder.
Fordelene ved intranet
I en verden, hvor man skal være koblet på, er det svært at undgå intranettet. Særligt når den nye generation af medarbejdere er født på internettet, skal der også leves op til deres tekniske ønsker. For i en rapport fra Zapier viste det sig, at unge sagde deres job op, fordi teknologien på arbejdspladsen ikke fungerede tilstrækkeligt. Derfor er intranet det første skridt mod at digitalisere virksomheden, selv om det godt kan tage tid at implementere en sådan software-løsning.
Derudover er der flere fordele såsom:
- Samler systemer i én løsning
- Højere produktivitet
- Omkostningsbesparelser
- Kræver ikke stor viden inden for IT
- Gør det nemmere at finde information
- Definition af ekstranet
Ekstranet er et digitalt netværk, hvor virksomhedens medarbejdere kan logge på og blive forbundet med eksterne kunder. Derfor er det et digitalt netværk, hvor der er større fokus på at komme i kontakt med partnere og kunder. Ekstranet bliver ofte set på uddannelsesinstitutioner, hvor både studerende og lærere kan logge på.
I virksomhedsregi kan man bruge ekstranet til at modtage og sende information til kunder. Skal man opsummere det kort, er ekstranet et netværk, som folk uden for virksomheden kan få kontrolleret adgang til.
Fordele og ulemper ved ekstranet
I en virksomhed, hvor der kræves meget kommunikation til kunder, kan ekstranet være en fordel. Er man f.eks. i gang med et større projekt, hvor der skal deles større filer, kan man nemt samle det ét sted.
Men et ekstranet kræver meget vedligeholdelse, hvilket også er lig med større omkostninger. Fordi både virksomheden og kunden har adgang til ekstranettet, er der mange egenskaber, som man kan rode rundt i. Derfor er systemerne ikke altid overskuelige eller intuitive. Samtidig er der større risiko for sikkerhedsbrist, fordi der er flere, der har adgang til systemet.